Hinweisgeberschutz – Alle schon sicher vor der Weihnachtspause?

Compliance

Das Hinweisgeberschutzgesetz gibt es bereits seit dem 02.07.2023. Aus diesem Grund müssen Unternehmen ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl das Hinweisgeberschutzgesetz in ihrem Unternehmen umsetzen und einen internen Meldekanal einrichten. Unternehmen ab 250 Mitarbeitern mussten dieses Gesetz sofort umsetzen. Unternehmen ab 50 Mitarbeitern durften sich ein bisschen mehr Zeit lassen, aber nun geht auch diese Frist zu Ende. Ab dem 17.12.2023 müssen nun auch kleinere Unternehmen diesem Gesetz gerecht werden.

Aufgrund dessen hat sich die BREDEX die letzten Wochen und Monate intensiv mit dem Thema auseinandergesetzt und kann nun ihren Mitarbeitern den internen Meldekanal präsentieren. Doch worum handelt es sich beim Hinweisgeberschutz und welche Richtlinien gibt es zu beachten, wenn man eine Meldestelle einrichtet?

Wenn es in puncto Hinweisgeberschutzgesetz jetzt immer noch nicht klingelt, (außer vielleicht bereits die Weihnachtsglocken) haben wir hier eine kurze Einführung mit den wichtigsten Fragen rund um das Hinweisgeberschutzgesetz.

Wer kann ein Hinweisgeber sein und wird vom HinSchG geschützt?

Hinweisgeber kann jede Person sein, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt hat. Das kann beispielsweise Arbeitnehmer, Auszubildende, Kunden, Lieferanten, Praktikanten oder Aufsichtsratsmitglieder sein.

Welche Verstöße können gemeldet werden?

Sämtliche Verstöße gegen Unionsvorschriften sowie Verstöße gegen nationale Vorschriften, wie:

Straftaten
Bestimmte Ordnungswidrigkeiten

Gesetzesverstöße (bspw. Produktsicherheit, Umweltschutz, Vorgaben zur Lebensmittel- und Futtersicherheit, Geldwäsche, Bestechung, Veruntreuung von Geldern, Kartellrechtsverstöße, Audits und interne Finanzkontrollen)

An welche Meldestelle kann sich ein Hinweisgeber melden?

Es gibt die Möglichkeit sich an die interne und externe Meldestelle zu wenden. Die hinweisgebenden Personen sollten in den Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten, die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen. Denn interne Meldungen sind häufig der beste Weg, um Informationen an die Personen heranzutragen, die den Verstoß am schnellsten untersuchen und abstellen können.

Wer kann die interne Meldestelle für Unternehmen übernehmen?

Im Gesetz sind verschiedene Organisationsformen zur Einrichtung einer internen Meldestelle hinterlegt. Der Beschäftigungsgeber kann dabei wählen zwischen in der jeweiligen Organisationseinheit beschäftigten Personen, einer aus mehreren Personen bestehenden Arbeitseinheit oder einem außenstehenden Dritten, der mit der Aufgabe einer internen Meldestelle betraut wird. Der Dritte übernimmt dabei die vollständige Kommunikation mit dem Hinweisgeber und die Erstprüfung. Ab diesem Punkt muss das Unternehmen wieder aktiv werden, da schlussendlich die Entscheidung über Folgemaßnahmen und deren Umsetzung im Unternehmen liegt.

Was muss die interne Meldestelle des Unternehmens beachten?

Die Meldestellenbeauftragten sind zuständig für die Kommunikation mit dem Hinweisgeber.

Nach Eingang der Meldung prüft die interne Meldestelle, ob der sachliche Anwendungsbereich des gemeldeten Verstoßes vorliegt. Zudem prüft die interne Meldestelle den Hinweis auf Stichhaltigkeit und ersucht ggf. weitere Informationen. Wenn die Untersuchung abgeschlossen ist, leiten die internen Meldestellen Folgemaßnahmen ein.

An oberster Stelle bei Bearbeitung der Hinweise steht die Vertraulichkeit. Die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen sind in der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig und müssen eine nötige Fachkunde vorweisen, um mit den Hinweisen vertraulich und professionell umzugehen. Neben der Vertraulichkeit soll auch eine nachteilige Behandlung von Hinweisgebern in Form von Repressalien verhindert werden.

Wir hoffen, dass wir mit der kleinen Einführung ins Hinweisgeberschutzgesetz ein paar offene Fragen klären konnten. Um drohende Bußgelder zu vermeiden ist es empfehlenswert, sich schnellstmöglich um einen funktionierenden internen Meldekanal zu kümmern. Wenn jetzt bei euch immer noch weitere Fragezeichen im Kopf bestehen und ihr weiterhin planlos seid, könnt ihr gerne jederzeit auf uns zukommen. Wir freuen uns auf den Austausch.