Dokumente digital bereitstellen statt per Brief versenden
Ein Immobilienunternehmen hatte hohe Kosten durch den postalischen Versand von Dokumenten. Eine digitale Bereitstellung aus dem Dokumentenmanagementsystem ermöglicht nun den Versand per E-Mail-Link. Das reduziert Versandaufwand und unterstützt zugleich eine Verringerung des CO₂-Fußabdrucks.
Ausgangssituation
Ein Immobilienunternehmen versendete Dokumente an Kunden überwiegend per Post.
Druck, Kuvertierung und Versand verursachten hohe Kosten und zusätzlichen CO₂-Ausstoß. Gesucht wurde eine Möglichkeit, Dokumente digital bereitzustellen und den Briefversand zu reduzieren.
Kunde
Immobilienverwaltung, -verkauf, vermietung
Branche
Real Estate
Herausforderung
Hohe Kosten und CO₂-Belastung durch Druck und postalischen Versand von Dokumenten
Betrieblicher Mehrwert
Dokumente werden digital bereitgestellt; Versand erfolgt per E-Mail-Link mit automatischer Lesebestätigung
Vorgehen
Dokumente aus dem bestehenden Dokumentenmanagementsystem werden automatisiert für den Versand vorbereitet.
Die anzuschreibenden Kunden werden automatisch selektiert und die entsprechenden Dokumente in einer Datenbankansicht markiert.
Eine Softwarekomponente überträgt diese Dokumente in einen Cloud-Speicher. Die Empfänger erhalten anschließend per E-Mail einen Downloadlink.
Wenn ein Dokument heruntergeladen wird, wird automatisch eine Lesebestätigung erzeugt. Ein Service im Kundennetzwerk ruft diese Bestätigungen aus der Cloud ab und trägt sie in die Kundendatenbank ein.
Wirkung im Betrieb
Der Versand erfolgt nun digital statt per Brief. Lesebestätigungen werden automatisch in die Kundendatenbank übernommen. Dadurch sinken Aufwand und Kosten für den Briefversand, während zugleich der CO₂-Fußabdruck reduziert wird.