Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Sie soll Prozesse vereinfachen, Mitarbeitende entlasten und den Service für Bürger:innen verbessern. Trotzdem bleibt der Fortschritt in vielen Behörden überschaubar. Warum ist das so? In unserer Zusammenarbeit mit Verwaltungen begegnen uns immer wieder ähnliche Stolpersteine. Heute zeigen wir, wie sie entstehen – und wie man sie pragmatisch überwinden kann.
5 Denkfehler in Behörden – machen Sie es anders:
- “Wir brauchen erstmal ein Großprojekt”
- “Das funktioniert bei uns eh nicht”
- „Wir brauchen erstmal eine neue Struktur”
- “Technik ist unser größtes Problem”
- “Wir brauchen erstmal mehr Personal”
- Fazit
1. "Wir brauchen erstmal ein Großprojekt"
Digitalisierung wirkt auf den ersten Blick oft wie eine riesige Aufgabe. Kein Wunder, dass viele Organisationen erstmal abwarten. Doch Erfahrung zeigt: Gerade kleine, klar umrissene Projekte entfalten schnelle Wirkung. Sie schaffen erste Erfolgserlebnisse und motivieren Teams, weiterzugehen. Digitalisierung kann auch iterativ gedacht werden: Ein klar definiertes Problem, eine passende Lösung, ein spürbarer Nutzen.
Kleine Pilotprojekte haben einen weiteren Vorteil: Sie ermöglichen es, Risiken zu minimieren und frühzeitig wertvolles Feedback einzusammeln. Anstatt Ressourcen in umfassende, unübersichtliche Programme zu investieren, können Verwaltungen so pragmatisch lernen, was funktioniert – und was nicht. Schrittweise Digitalisierung verringert zudem die Hürde für Mitarbeitende, sich auf neue Prozesse einzulassen.
2. "Das funktioniert bei uns eh nicht"
Skepsis ist menschlich. “Unsere Prozesse sind zu speziell”, “Unsere IT ist zu alt” oder “Unsere Ressourcen reichen nicht” – solche Gedanken begegnen uns oft. Aber gerade individuell zugeschnittene digitale Ansätze zeigen, dass auch unter schwierigen Bedingungen Fortschritte möglich sind. Entscheidend ist nicht, perfekte Voraussetzungen zu haben, sondern den ersten Schritt zu wagen.
Wichtig dabei: Digitalisierung bedeutet nicht, bestehende Abläufe einfach zu digitalisieren. Erfolgreiche Projekte nehmen die Besonderheiten einer Behörde ernst und entwickeln Lösungen, die genau dazu passen. Wo Prozesse besonders komplex sind, hilft oft eine schrittweise Optimierung: erst Transparenz schaffen, dann vereinfachen, dann digitalisieren.
3. "Wir brauchen erstmal eine neue Struktur"
Manchmal scheint es, als müsste die komplette Organisation umgebaut werden, bevor Digitalisierung beginnen kann. Doch praxistaugliche Projekte können parallel zur laufenden Struktur entstehen. Sie verbessern Prozesse schrittweise und schaffen damit die Grundlage für größere Transformationen. Oft bringt ein kleiner Erfolg neue Dynamik ins gesamte System.
Zudem bieten digitale Projekte die Chance, Silostrukturen behutsam aufzubrechen. Ein gut gewähltes Digitalisierungsprojekt erfordert bereichsübergreifende Zusammenarbeit und zeigt, wie effiziente Abstimmungen und transparente Prozesse im Alltag wirken können. So wird Digitalisierung zum Motor für eine moderne, vernetzte Organisation.
4. "Technik ist unser größtes Problem"
Technik ist wichtig – aber nie der einzige Erfolgsfaktor. Viel entscheidender ist, dass neue Systeme zu den realen Bedarfen passen. Wer zuerst Prozesse analysiert und die Nutzerperspektive einnimmt, findet leichter die richtige Lösung. Technik wird so zum Werkzeug, nicht zum Selbstzweck.
Ein häufiger Fehler: Technologien werden eingeführt, ohne die Mitarbeitenden mitzunehmen. Erfolgreiche Digitalisierung braucht nicht nur funktionierende Software, sondern auch Akzeptanz und Vertrauen. Dazu gehört, die Anwender:innen frühzeitig einzubinden, Schulungen anzubieten und ein offenes Ohr für Rückmeldungen zu haben. Technik und Mensch gehören untrennbar zusammen.
5. "Wir brauchen erstmal mehr Personal"
Personalknappheit ist eine große Herausforderung. Doch genau hier kann Digitalisierung helfen: Routineaufgaben lassen sich automatisieren, Abläufe vereinfachen, Prozesse beschleunigen. Das schafft Freiräume für die Aufgaben, die menschliches Urteilsvermögen brauchen. Kleine Digitalisierungsschritte machen einen spürbaren Unterschied.
Gerade im Kontext des demografischen Wandels wird klar: Die Zukunft der Verwaltung liegt nicht in der Aufstockung von Personal, sondern in der klugen Entlastung vorhandener Ressourcen. Durch Digitalisierung können Beschäftigte entlastet und besser eingesetzt werden, etwa durch intelligente Workflows, automatisierte Prüfungen oder Self-Service-Angebote für Bürger:innen.
Fazit
Digitalisierung beginnt oft kleiner, als man denkt. Es geht nicht darum, alles sofort neu zu erfinden – sondern mutig anzufangen und die eigenen Stärken weiterzuentwickeln. Ein klar definiertes Ziel, realistische Schritte und ein starker Partner an Ihrer Seite machen den Unterschied.
Wir bei BREDEX unterstützen Verwaltungen mit Erfahrung, Fachwissen und einem partnerschaftlichen Ansatz. Gemeinsam gestalten wir pragmatische Digitalisierungsprojekte – Schritt für Schritt in eine zukunftsfähige Verwaltung. Ob Pilotprojekte, Prozessoptimierung oder passgenaue IT-Lösungen: Unser Fokus liegt auf Lösungen, die im Alltag wirken und wirklich entlasten.
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